SEKILAS TENTANG MAIL MARGE

CETAK GABUNG ( MAIL MERGE )

Fasilitas ini dapat digunakan untuk menangani masalah surat menyurat yang dikirim banyak orang dengan mudah dan cepat. Fasillitas ini sering digunakan dalam kegiatan administrative, contahnya surat undangan, surat tagihan, dan lain-lain, dimana surat tersebut akan dikirim lebih dari satu orang. Untuk menggunakan fasilitas mail marge harus memiliki 2 dokumen yaitu dokumen utama ( main dokumen ) dan sumber data ( data source ). Dokumen utama berisi teks atau hal lain yang tidak berubah dari surat satu kesurat lain. Sedangkan sumber data berisi informasi berubah-rubah dari surat satu dengnan surat yang lain.

A.Membuat Master Dokumen ( dokumen utama )

Dokkumen utama dapat dibuat dulu. Dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Membuat naskah dari office button → new

Contoh naskah surat undangan :

B. Membuat Sumber Data

Setelah dokumen utama selesai dibuat, langkah berikutnya membuat sumber data. Sumber data ini bisa dibuat terlebih dahulu pada lembar kerja Microsoft word tetapi tidak dalam satu lembar kerja dengan dokumen utama. Lalu simpan denngan nama file data undangan. Atau bisa juga membuat sumber data ( data source ) yang dilakukan sewaktu proses mailing, langkah-langkahnya sebagai berikut :

·         Select recipients, pilih Type a new list, kemudian klik next, kemudian akan muncul kotak dialog new address list,

·         Pilih dan klik tab customize columns/customs address list yang digunakan untuk mengubah data yang akan kita masukan atau membuat field baru, contohnya nama, alamat dan kota. Setelah selesai mengubah data klik OK

·         Sehingga kalau sudah memilih customize columns, akan muncul kotak customs address list, kita bisa menambah field dengan pilih add atau mengganti  field dengan rename, sehingga tampilannya sebagai berikut :

·         Dan pada tampilan diatas fieldnya terdiri dari title sampai e-mail address. Hapus semua field yang tidak dibutuhkan dengan cara pilih field yang tidak dibutuhkan lalu klik delete dan lakukan input data dengan memilih add, sehingga tampilanya sebagai berikut :

·         Akhiri dengan klik tab OK, sehingga akan muncul New Address List, kemudian lakukan input data seperti tampilan dibawah dan untuk menambah record klik New Entry. Setelah selesai  akhiri dengan klik OK.

·         Lanjutkan dengan mengisi data pada nama, alamat dan kota yang sudah tampil pada New Address List. Dengan data sebagai berikut :

Nama	Alamat	Kota
Andini Utami	Jl.Kijagapati No. 5	Banjarnegara
Putra Mahardika	Jl. Jend. Sudirman No. 12	Banjarnegara
Trie Ananda Putri	Jl. Letjend Soeprapto No. 22	Banjarnegara
Sulistyo Nugroho	Jl. Gatot Subroto No. 30	Banjarnegara
Indah Permata sari	Jl. S. Parman No. 30	Banjarnegara

Kemudian akhiri pengisian data dengan klik OK

·         Setelah mengklik OK, maka otomatis pengisian data akan diakhiri dengan muncul kotak dialog Save Address List, kemudian beri nama untuk menyimpan data tersebut dengan nama Data undangan, akhiri dengan OK.

·         Untuk mengetik data, lakukan denngan memillih edit recipient list, sehingga tampilanya sebagai berikut :

Keterangan :

Create Data Source                : membuat sumber data baru

Open Data Source                  : mengaktifkan sumber data yang telah dibuat

Use Anddreass Book             : mengaktifkan file pada buku alamat

Add File Name                      : menampilkan nama file dalam bentuk table

Keterangan :

Field Names In Header Row : menampilkan nama-nama field yang umum digunakan

Remove Field Name              : menghapus nama field pada field names in header rows

Field Name                             : membuat nama field yang diinginkan

Add Fiel Names                     : field name yang telah dibuat dimasukan pada field Names In Header Row

Klik Edit Data Source

Isikan Data Form Seperti Gambar Berikut

Add New                                 : menambah/mengisi data baru

Delete                                       : menghapus record yang diinginkan

Find                                          : mencari data tertentu pada field yang ada

View Source                             : menampilkan data dalam bentuk table

Restore                                     : membatalkan penyuntingan ke keadaan semula

Selesai memasukkan input datanya klik OK.